Privacyverklaring.

In deze In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018.

PanCompany BV ondersteunt de behoefte aan bescherming van persoonsgegevens van onze medewerkers, klanten en leveranciers. Wij voelen ons verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die, in vertrouwen en met een veilig gevoel, aan ons verstrekt zijn. Wij gaan integer, transparant en zorgvuldig met de in bewaring gegeven persoonsgegevens om.

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft PanCompany BV te maken met het volgende wettelijk kader en regels:

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van deze wet. Sinds 1 januari 2016 bestaat er ook een verplichting om datalekken te melden.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de EU-verordening die de Wbp vervangt vanaf mei 2018.

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Er zijn vele soorten persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens.

Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld je BSN nummer, gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

PanCompany BV verzamelt en verwerkt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen en verwerken persoonsgegevens van medewerkers, klanten en leveranciers.

Gegevens van medewerkers:

  • Volledige naam (achternaam, voornamen, roepnaam)
  • Adres, postcode, woonplaats
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Nationaliteit
  • Burgerlijke staat
  • Inkomensgegevens zoals loonstrook en jaaropgave
  • Betalingsgegevens zoals IBAN bankrekeningnummer
  • BSN-nummer
  • Geboorteplaats
  • Nummer, afgiftedatum, geldigheidsduur en afgifteplaats van je identiteitsbewijs
  • Een kleurenkopie van je identiteitsbewijs
  • Verblijfsvergunning (indien van toepassing)
  • Nummer, afgiftedatum, geldigheidsduur en afgifteplaats van je rijbewijs
  • Een kleurenkopie van je rijbewijs
  • Volledige naam en geboortedatum van partner (mits verstrekt)
  • Voornaam en geboortedatum kind(eren) (mits verstrekt)
  • Geboorteland vader en moeder
  • Curriculum Vitae (sollicitatie- en PanCompany CV)
  • Kopieën van diploma’s en certificaten
  • Verklaring(en) Omtrent het Gedrag (kopie en/of origineel)
  • Gegevens over verzuim
  • Gegevens over functioneren en beoordelen
  • Urenverantwoording
  • Fotomateriaal (foto’s en video’s tijdens trainingen, evenementen, etc.)
  • Correspondentie (e-mail, briefpost)

Gegevens van klanten:

  • Naam (achternaam, (eventueel) voornamen, roepnaam)
  • Werkadres
  • Geslacht
  • Zakelijk(e) telefoonnummer(s)
  • Zakelijk(e) e-mailadres(sen)
  • Correspondentie (e-mail)

Gegevens van leveranciers:

  • Naam (achternaam, (eventueel) voornamen, roepnaam)
  • Werkadres
  • Geslacht
  • Zakelijk(e) telefoonnummer(s)
  • Zakelijk(e) E-mailadres(sen)
  • Correspondentie (e-mail)
  • CV (indien doorleen)

Beeldmateriaal:

Tijdens PanCompany events (meet-up’s, bedrijfsuitjes etc.) worden regelmatig foto’s en/of video’s gemaakt waarop medewerkers mogelijk geheel of gedeeltelijk herkenbaar zijn afgebeeld. Dit beeldmateriaal kan gepubliceerd worden op de website, het interne communicatiekanaal Yammer, de sociale media kanalen waarop PanCompany BV actief is, in offertes etc.

Voor de publicatie van beeldmateriaal wordt vooraf geen toestemming gevraagd van de geportretteerde(n). PanCompany BV gaat echter zorgvuldig om met de belangen van afgebeelde personen en gaat selectief en integer om met het gebruik van beeldmateriaal.

Mocht er bezwaar zijn tegen het gebruik van specifiek beeldmateriaal, dan zal dit op diens verzoek zo mogelijk worden verwijderd. Bij de beoordeling of de medewerker een redelijk belang heeft om zich tegen de publicatie van het beeldmateriaal te verzetten, zijn de achtergrond en omstandigheden van de geportretteerde bepalend.

De volgende omstandigheden kunnen een redelijk belang vormen voor iemand om zich tegen publicatie te verzetten:

  • Publicatie vormt een inbreuk op de privacy
  • Publicatie levert commercieel gezien schade op
  • De geportretteerde wordt belachelijk gemaakt
  • Publicatie is schadelijk voor het imago
  • Het portret wordt gebruikt in een context waarmee de geportretteerde niet geassocieerd wil worden

PanCompany BV heeft persoonsgegevens nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren en afspraken (bijvoorbeeld volgens arbeids- en opdrachtovereenkomsten) te kunnen nakomen.

We gebruiken deze gegevens voor het/de:

  • Verwerken van sollicitaties
  • Uitbrengen van offertes aan klanten teneinde opdrachten te verwerven
  • Aanbieden en afsluiten van arbeidsovereenkomsten aan/met medewerkers
  • Aanbieden en afsluiten van opdrachtovereenkomsten aan/met klanten
  • Aanbieden en afsluiten van inhuurovereenkomsten aan/met leveranciers
  • Screening van nieuwe medewerkers bij indiensttreding
  • Screening van medewerkers door klanten bij het aangaan van opdrachten
  • Innen van betalingen van debiteuren
  • Verrichten van betalingen aan medewerkers en crediteuren
  • Boekhouding en accountantscontrole
  • Voeren van de medewerker administratie
  • Voeren van de salaris administratie
  • Voeren van de contract administratie
  • Uitvoeren van HRM-activiteiten (begeleiding en ontwikkeling)
  • Uitvoeren van CRM-activiteiten (klant- en leveranciersbeheer)
  • Organiseren van en uitnodigen voor evenementen
  • Verzuimmelding en -begeleiding van medewerkers
  • Communicatie met medewerkers, klanten en leveranciers
  • Klachten- en geschillenafhandeling
  • Nakomen van wettelijke verplichtingen
  • Meewerken aan onderzoeken door de politie, de overheid of toezichthouders
  • Intern beheer van de organisatie

We verwerken in beginsel niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor onze werkzaamheden. Wij publiceren geen persoonsgegevens van medewerkers, klanten en leveranciers zonder toestemming.

Alleen medewerkers die het nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht.

Wij nemen, binnen redelijke grenzen, noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

PanCompany BV gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten (leveranciers) of waarvoor wij werkzaamheden (willen) verrichten (klanten).

Met partijen die werk voor ons verrichten (bijvoorbeeld de loonadministratie), zijn wij – waar nodig of voorgeschreven – een bewerkersovereenkomst overeengekomen, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan.

Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

PanCompany BV heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy-verordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Elke betrokkene (iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt) heeft het de volgende rechten.

Het recht op dataportabiliteit

Op jouw verzoek moeten wij alle (digitale) persoonsgegevens die wij van jou hebben overdragen naar jou of een andere organisatie naar jouw keuze. Je kunt alleen van dit recht

gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.

Het recht op vergetelheid

Indien wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heb je het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst.

Het recht op inzage

Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. Verzoeken tot inzage kunnen via e-mail worden ingediend bij PanCompany BV.

De navolgende gegevens worden niet door PanCompany BV overlegd:

  • Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik
  • Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een collega die isingediend door een medewerker
  • Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing envervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Daarvoor dient hij/zij langs te komen op het hoofdkantoor van PanCompany BV en een geldig identiteitsbewijs te kunnen tonen. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Het recht op rectificatie

Indien de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet juist zijn, heb je het recht om deze aan te laten passen.

Het recht op beperking

In bepaalde situaties heb je het recht om de verwerking van jouw gegevens te beperken.

Het recht op een menselijke blik bij besluiten

Bij PanCompany BV wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde gegevensverwerking ten behoeve van besluitvorming (zonder menselijke tussenkomst), derhalve is de uitoefening van dit recht in de praktijk niet aan de orde.

Het recht om bezwaar te maken

Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing bestaat altijd het recht van bezwaar.

Wil je de persoonsgegevens die PanCompany BV van je heeft, bekijken of wijzigen? Neem dan contact op met ons.

Hoofdkantoor PanCompany BV
Europalaan 12c
5232 BC ‘s-Hertogenbosch

E-mail: info@pancompany.com
Telefoonnummer: 085-0290550

PanCompany BV heeft geen functionaris gegevensbescherming, maar een privacy officer. Deze houdt binnen PanCompany BV toezicht op de toepassing en naleving van de Wbp en, vanaf 25 mei, AVG. Deze is te bereiken via het e-mailadres privacy@pancompany.com.

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring geldt voor mensen in dienst zijn van PanCompany BV of klant of leverancier zijn van PanCompany BV.

PanCompany BV kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren je daarom om deze regelmatig te bekijken. Je blijft dan op de hoogte van wijzigingen.